Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 11 octobre 2026.
1. Qui est responsable de vos données ?
Adrien Haquenne, exploitant NexusFlowAI (entreprise en personne physique), 31 rue du Centre, 6700 Arlon, Belgique — BCE BE 1033.641.797 — contact@nexusflowai.eu. Pas de délégué à la protection des données (non obligatoire pour cette activité).
2. Quelles données, pourquoi, sur quelle base ?
| Situation | Données | But | Base légale (RGPD) |
|---|---|---|---|
| Demande de démonstration (formulaire) | Prénom, nom, email professionnel, nom et taille du cabinet, téléphone (facultatif) | Répondre à votre demande, organiser la démonstration | Mesures précontractuelles à votre demande (art. 6.1.b) |
| Diagnostic en ligne | Vos réponses (taille, volumes, logiciel, coût horaire…) | Estimer le temps et l'argent que vous pourriez gagner | Mesures précontractuelles (art. 6.1.b) |
| Prospection par email | Nom du cabinet, adresse email générale publiée (ex. info@), ville, site web | Présenter un service utile à votre activité professionnelle | Intérêt légitime (art. 6.1.f) — opposition possible à tout moment, en un clic |
| Vos réponses à nos emails | Contenu de votre réponse, adresse d'envoi | Vous répondre ; arrêter les relances ; respecter une demande « STOP » | Intérêt légitime (art. 6.1.f) / obligation légale pour l'opposition |
| Essai gratuit (envoi de 2-3 documents) | Votre email, les documents envoyés et la fiche extraite | Vous montrer ce que l'agent tire de vos documents | Mesures précontractuelles à votre demande (art. 6.1.b) |
| Clients | Coordonnées du cabinet et des utilisateurs, abonnement, paiements | Exécuter le contrat, facturer, assistance | Contrat (art. 6.1.b) et obligations comptables (art. 6.1.c) |
| Tableau de bord | Adresse email, date de connexion | Connexion sécurisée par lien email | Contrat (art. 6.1.b) |
| Visite du site | Adresse IP, page demandée, date (journaux techniques de l'hébergeur) | Sécurité et bon fonctionnement du site | Intérêt légitime (art. 6.1.f) |
Nous ne collectons que ce qui est nécessaire : aucune donnée sensible, aucun suivi publicitaire, aucune revente.
Pièces comptables des clients : elles sont traitées pour le compte du cabinet client, qui reste responsable de traitement. NexusFlowAI agit comme sous-traitant, dans le cadre d'un contrat de sous-traitance (art. 28 RGPD) signé avec chaque client.
3. Combien de temps ?
- Demande de démonstration ou diagnostic sans suite : 12 mois maximum.
- Prospects sans réponse : 12 mois maximum après le dernier contact.
- Opposition (« STOP ») : seule l'adresse est gardée, dans une liste d'exclusion, pour ne plus jamais vous écrire.
- Clients : durée du contrat, puis les délais de conservation imposés par la loi comptable et fiscale (factures).
- Documents envoyés pour un essai gratuit : supprimés sous 30 jours.
- Pièces traitées pour les clients : 24 mois maximum, et suppression complète dans les 30 jours après la fin du contrat.
- Historique technique de l'automatisation : effacé automatiquement après 14 jours.
4. Qui y a accès ?
Uniquement l'exploitant, et les prestataires techniques nécessaires, liés par contrat :
- Supabase — base de données, stockage des documents et de la vidéo de présentation, Francfort (Allemagne)
- OVH — réception et envoi des emails, France
- n8n hébergé chez Hostinger — serveur d'automatisation, France
- Google (API Gemini, offre payante) — lecture des documents et aide à la rédaction des emails ; Google n'utilise pas ces données pour entraîner ses modèles
- Google Sheets — tableau de suivi interne des demandes de démonstration et des diagnostics (mêmes données que le formulaire, mêmes durées)
- Telegram — alertes internes, sans contenu de document
- Stripe — paiement (NexusFlowAI ne voit jamais votre numéro de carte)
- Calendly — prise de rendez-vous, uniquement si vous choisissez de réserver un créneau
- Vercel — hébergement du site
5. Transferts hors de l'Union européenne
Les données sont stockées dans l'Union européenne. Certains prestataires (Stripe, Calendly, Google, Vercel) peuvent les traiter aux États-Unis ; ces transferts sont encadrés par le cadre de protection des données UE–États-Unis et/ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
6. Intelligence artificielle et décisions automatisées
Les emails de prospection sont rédigés avec l'aide d'une IA, à partir d'informations publiques sur le cabinet, puis contrôlés par des règles automatiques. L'agent Ordo classe les pièces des clients ; les pièces douteuses sont toujours soumises à une validation humaine. Aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard n'est prise de manière entièrement automatisée (art. 22 RGPD).
7. Sécurité
Connexions chiffrées (HTTPS), accès à la base de données réservé aux clés secrètes, chaque cabinet ne voit que ses propres données, connexion au tableau de bord sans mot de passe par lien à usage unique, alertes automatiques en cas d'incident. En cas de violation de données présentant un risque, l'Autorité de protection des données et les personnes concernées sont prévenues dans les délais légaux.
8. Vos droits
Accès, rectification, effacement, opposition, limitation, portabilité : écrivez à contact@nexusflowai.eu (réponse sous 30 jours). Pour ne plus recevoir d'emails : désinscription en un clic ou répondez « STOP ». Vous pouvez introduire une plainte auprès de l'Autorité de protection des données (rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles).
9. Cookies
Ce site ne dépose aucun cookie. Détails : politique cookies.
10. Modifications
Cette politique peut évoluer (nouvel outil, nouvelle loi). La date en haut de page indique la dernière version ; les clients sont prévenus par email de tout changement de prestataire.